In questo periodo si sentono spesso notizie di aziende che sostituiscono decine se non centinaia di dipendenti con l’intelligenza artificiale. Parliamoci chiaro, le cose sono due:
- o si tratta di vere e proprie bufale ingigantite dai social media;
- oppure i dipendenti che sono stati sostituiti non stavano effettivamente generando del valore aggiunto per l’azienda.
Il motivo per cui l’automazione permette di aumentare produttività e profitti è che libera risorse. In altre parole, i tuoi dipendenti possono smettere di fare attività manuali e ripetitive (a basso valore aggiunto) per focalizzarsi su task più complessi che impattano maggiormente sui profitti aziendali.
Bella teoria, ma parlando concretamente?
Ecco tre esempi pratici!
Alcuni anni fa collaboravo con un’azienda che organizzava fiere nel settore ICT. Questi eventi si tenevano più volte l’anno e una dipendente si occupava quasi esclusivamente della coordinazione delle decine di relatori che partecipavano a ogni fiera.
Questo significava scrivere email, fare telefonate, mandare messaggi, e così via. Il tutto solo per riuscire a predisporre le scalette degli interventi nelle varie sale. Questo si ripeteva ad ogni evento che organizzavano.
Per aumentare l’efficienza di questo processo, proposi loro di implementare una semplice piattaforma online dove potevano inserire i relatori, associarli alle varie sale e poi fargli richiedere automaticamente le proprie disponibilità in termini di date e orari. Una volta raccolte le informazioni il sistema si occupava di creare delle possibili scalette per le varie giornate dell’evento.
Questa semplice soluzione avrebbe permesso alla dipendente di non dover trascorrere intere giornate tra email, messaggi e telefonate per coordinare i relatori ma avrebbe potuto focalizzarsi su una attività a maggior valore aggiunto come trovare partner e sponsor per promuovere e sostenere economicamente gli eventi. Oltre a questo, ovviamente, avrebbe avuto a disposizione tutto il tempo necessario per gestire le eventuali eccezioni, come possono esserlo le cancellazioni dell’ultimo minuto.
Un altro esempio è relativo a una banca con oltre 2.000 dipendenti e decine di sedi in Italia e all’estero. Per questioni organizzative, molti dipendenti viaggiano in treno e soggiornano in hotel per far visita ai propri clienti.
La gestione delle trasferte è sempre avvenuta tramite un’agenzia di viaggi. Il dipendente inviava un’email con le sue necessità, l’agenzia rispondeva proponendo orari di partenza e hotel dove alloggiare e così via, avanti e indietro, fino al raggiungimento di un accordo.
Se poi la trasferta saltava o andava riprogrammata, si ripartiva con email e telefonate...
Nel 2018 ho implementato loro un ChatBot per permettere ai dipendenti di prenotare in autonomia le trasferte. Così facendo invece di perdere tempo per interfacciarsi con l’agenzia, erano sufficienti 60 secondi per prenotare un treno e altrettanti per riservare una camera d’albergo.
Nei primi 6 mesi di attività la banca ha risparmiato oltre 65.000 Euro solo di fee d’agenzia, senza tener conto delle centinaia di ore lavorative risparmiate. Ma non solo! Dato che il sistema tracciava automaticamente tutte le trasferte in ogni dettaglio, con un semplice click, il controllo di gestione aveva a disposizione un report che gli consentiva di associare ogni euro speso al relativo centro di costo.
Per ultimo parliamo della pubblica amministrazione e di tutte quelle riunioni, commissioni e assemblee di cui va tenuta traccia per iscritto.
Le sole trascrizione parola per parola spesso sono inutili a causa della semplice prolissità dei contenuti (es. 70 pagine di seduta consiliare).
Per questo motivo il comune di una grande città italiana ha iniziato ad utilizzare una soluzione di intelligenza artificiale in grado di trascrivere automaticamente le riunioni, sintetizzarne i contenuti, individuando gli interlocutori ed estraendo tutti i riferimenti di legge citati.
La qualità della soluzione automatizzata è risultata essere al pari con le sintesi realizzate manualmente.
Inoltre, ho costruito la piattaforma in modo da poter utilizzare diversi motori di intelligenza artificiale oltre al blasonato ChatGPT. Supportando l’integrazione con Azure, l’infrastruttura Cloud di Microsoft, il comune ha potuto utilizzare il proprio tenant e mantenere i dati al sicuro al suo interno senza che fossero accessibili a terze parti.
Gli esempi che abbiamo visto sono solo alcuni delle decine di casi in cui, aziende ed enti pubblici, si sono affidati all’automazione per ottimizzare attività a basso valore aggiunto e conseguire un ottimo ritorno sull’investimento.
Puoi sfruttare anche tu l'automazione?
A questo punto ti starai chiedendo: come posso capire se l’automazione può far davvero risparmiare tempo e soldi alla mia azienda?
Puoi farlo seguendo questi 5 semplici passi:
- Individuare l’angolo d’attacco
- Progettare la soluzione
- Implementare l’MVP
- Tracciare i risultati
- Ricominciare d’accapo
1. Individuare l’angolo d’attacco
Per prima cosa è necessario identificare il processo che desideri automatizzare.
Scegliere l’angolo d’attacco significa individuare un’attività con le seguenti caratteristiche:
- fornisce un basso valore aggiunto;
- viene ripetuta regolarmente;
- ha un costo rilevante in termini di risorse;
- ed è automatizzabile.
Le attività a basso valore che vengono ripetute regolarmente sono le migliori da automatizzare perché permettono di risparmiare risorse in modo reiterato nel tempo. Se poi queste attività hanno un costo rilevante (es. vengono svolte a mano, etc.) ancora meglio e, ovviamente, devono essere automatizzabili, altrimenti il progetto si concluderà con una perdita di tempo.
Se, pensando al tuo business, hai già in mente delle attività che possiedono queste caratteristiche, passa pure al punto successivo.
Se, invece, non sei ancora certo da dove partire, ecco un paio di spunti che i miei clienti trovano sempre utili.
Chiedilo ai tuoi dipendenti
Prepara un questionario anonimo online da far compilare ai tuoi dipendenti. Le domande da porre sono solo 2:
- Quale attività, cha ha molto impatto sui profitti dell’azienda, ti piace fare?
- Quale attività, che ha poco impatto sui profitti dell’azienda, odi fare?
Insieme alle domande includi una breve premessa dove spieghi che stai cercando un modo per migliorare la qualità della vita lavorativa dei tuoi dipendenti individuando le attività da automatizzare e quelle su cui possano focalizzare maggiormente le loro risorse.
L'obiettivo è far comprendere ai dipendenti che la spinta in termini di automazione è rivolta verso l'ottimizzazione di processi che loro stessi preferirebbero non fare.
Questo è fondamentale perché:
L'innovazione aziendale senza supporto dal basso è (quasi) sempre destinata a fallire.
Coinvolgere chi è "sul campo" è fondamentale. Non puoi effettuare un cambiamento di processo dall'alto e sparare in un buon risultato.
Una volta raccolti i dati, usa le caratteristiche descritte in precedenza per selezionare le migliori attività da cui partire con il processo di automazione.
Indicizza i file Excel
La maggior parte delle aziende utilizza i fogli di calcolo per condividere informazioni al suo interno.
Il problema è che spesso questi file contengono conoscenza aziendale non documentata e spesso esiste solo una manciata di persone (e a volte una sola) che sanno come vengono utilizzati nei processi aziendali.
Perciò, il primo passo è elencare tutti i fogli elettronici usati regolarmente dai tuoi dipendenti.
Per ognuno di essi dovresti tracciare:
- Nome del file
- Collocazione (es. PC locale, server di rete, etc.)
- Processo di condivisione (es. una cartella condivisa, invio per email, etc.)
- Funzione sintetica (reportistica, ordini, etc.)
- Descrizione completa
- Regolarità di utilizzo (giornaliera, settimanale, etc.)
- Attori che la utilizzando (interni, esterni, etc.)
Una volta ottenuto l’elenco completo, inizia ad analizzare i file usati più spesso da più attori.
I processi che coinvolgono questi file sono i migliori candidati per l’automazione. Puoi creare una piattaforma di gestione interna dove i flussi di informazioni vengono strutturati più rigidamente dalla condivisione via email di un file chiamato ordini_2024_def1_definitivoB.xlsx
I vantaggi strategici di formalizzare in una piattaforma questi processi sono molteplici.
La conoscenza istituzionale viene documentata e non andrà persa se uno degli attori principali lascia l’azienda.
Tutte le attività di comunicazione e controllo possono essere automatizzate. Niente più avvisi nel calendario per ricordarsi di modificare un dato, di inviare un’email o di aggiornare le informazioni dal sistema di contabilità.
Infine esisterà una singola fonte di verità da cui partiranno tutti i flussi di informazioni, con la garanzia di integrità, senza duplicazioni e sviste da copia & incolla.
Se questa è la strada che decidi di intraprendere, un avvertimento importante.
Quando inizi a comprendere come funzionano i flussi di informazione della tua azienda potresti trovarti in una situazione come questa. Un file è la fonte dei dati di un altro file che è a sua volta la fonte di un altro file e così via. Oppure, questo file viene generato da A che lo passa a B che si occupa di rielaborarlo per C etc. etc.. E infine, questo file è alla base di questo processo che genera questa attività che produce questo risultato che viene tracciato in questo altro sistema, e così via.
La tana del Bianconiglio è profonda e insidiosa. In queste situazioni fare il passo più lungo della gamba può essere fatale.
Per questo il mio consiglio è di partire da una singola attività, automatizzarla tramite un semplice MVP e fargli generare i file che servono per gli step successivi.
Se poi l’automazione dimostra di aver migliorato la situazione, in termine di riduzione delle risorse, procedi col prossimo passo della catena.
2. Progettare la soluzione
La progettazione della soluzione rappresenta un pilastro fondamentale.
Viene spesso trascurata ma è di vitale importanza perché consente di delineare in modo chiaro e dettagliato la struttura, le funzionalità e le interazioni del sistema prima ancora di avviare il processo di scrittura del codice.
Questo approccio consente di individuare eventuali problematiche e criticità “sulla carta”, intervenendo tempestivamente per risparmiare tempo e risorse preziose.
La progettazione solitamente viene effettuata coinvolgendo tutti gli stakeholder, interni ed esterni all’azienda. Attraverso brevi interviste mirate è possibile delineare obiettivi e specifiche, evitando ambiguità e fraintendimenti che potrebbero rallentare lo sviluppo e aumentarne i costi.
Il risultato della progettazione è un documento di analisi funzionale che contiene attori, funzionalità e casi d’uso che verranno implementati. Si tratta del documento che rappresenterà la spina dorsale dello sviluppo della soluzione.
3. Implementare un MVP
Una volta che si ha a disposizione l’analisi funzionale è arrivato il momento di sviluppare il Minimum Viable Product (MVP), ovvero una versione del software con il minimo set di funzionalità necessarie per soddisfare le esigenze di base degli utenti.
Quando sviluppo un MVP per l’automazione mi piace partire dall’aspetto più complesso.
Riprendendo gli esempi introduttivi, mi sarei focalizzato sull’algoritmo di backtracking per la distribuzione dei relatori nelle sale, il sistema di prenotazione ferroviario o ancora il processo di generazione dei prompt per le sintesi tramite Large Language Model (LLM).
Partire dalla parte più difficile del progetto permette di “fallire velocemente”.
Ovvero accorgersi se ci sono problemi insormontabili prima di aver investito troppo tempo e risorse nel codice di supporto (es. interfaccia utente, autenticazione, etc.).
Un altro vantaggio fondamentale di un MVP è raccogliere feedback tempestivi dagli utenti, migliorare il funzionamento della soluzione tramite iterazione e adattare il prodotto alle mutevoli esigenze dell’azienda in modo continuo e incrementale.
4. Tracciare i risultati
Le tipiche metriche che suggerisco di tracciare sono 2: risparmio di tempo e risparmio di denaro.
Il risparmio di tempo si può calcolare mettendo a confronto la soluzione manuale utilizzata fin a questo momento con il tempo richiesto dall’automazione.
Il risparmio di denaro si calcola moltiplicando la precedente metrica per il costo orario medio del dipendente e, in alcuni casi, sommandovi eventuali costi di servizi esterni utilizzati in precedenza (es. fee dell’agenzia di viaggi).
5. Ricominciare d’accapo
Se il tracciamento dimostra che la soluzione d’automazione ha generato un buon ritorno sull’investimento è ora di terminare l’MVP con tutte le funzioni richieste e poi passare all’angolo di attacco successivo per continuare con l’automazione di altri processi inefficienti.
Conclusione
Questo è quanto! Automatizzare i processi aziendali permette di liberare risorse, risparmiare tempo e soprattutto denaro. Molti pensano sia un processo complicato che richiede grandi investimenti ma un buon progetto di automazione solitamente si ripaga da solo a breve termine.
Se pensi che anche nella tua azienda possano esistere opportunità per l’automazione e sei interessato a valutarne la fattibilità, sentiti libero di contattarmi per una call gratuita di 30 minuti cliccando sul pulsante qui accantosotto.
Buona giornata e buon lavoro.
Filippo Toso
Buona giornata e buon lavoro.
Filippo Toso